POLITIQUE ET PROCÉDURE DE CONFIDENTIALITÉ

CATÉGORIE DE POLITIQUE

Administration

TITRE DE LA POLITIQUE

Politique et procédure de confidentialité

NUMÉRO DE POLICE

A-02

APPROUVÉ PAR

Mélanie Manuala, directrice

DATE D'APPROBATION

1er janvier 2019.

DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR

1er février 2019

DATE DE RÉVISION

1er février 2020

VERSION

1

Norme de base d’accréditation du Canada Norme 5.1 : Des politiques de gestion de l’information conformes à la législation et aux lignes directrices pertinentes sont élaborées et mises en œuvre.

1.01

La présente politique vise à réaffirmer l’engagement de Creative Therapy Associates à gérer l’information de manière responsable afin de garantir des services de qualité. Tous les membres de l’équipe comprennent l’importance de protéger les renseignements personnels et de faire preuve de diligence raisonnable lors de leur collecte, de leur utilisation et de leur divulgation. De plus, la transparence des pratiques de gestion de l’information est un élément essentiel de cette politique.

1.02

Creative Therapy Associates offre des services d'orthophonie et d'ergothérapie à une clientèle de tous âges dans tout le Nord-Ouest de l'Ontario. Ces services sont souvent offerts pour le compte d'organismes communautaires, notamment le Centre pour enfants de Thunder Bay, le Centre pour enfants George Jeffrey, le Conseil scolaire catholique du district de Thunder Bay, Dilico Anishinabek Family Care, le Réseau local d'intégration des services de santé du Nord-Ouest, Anciens Combattants Canada, la Commission de la sécurité professionnelle et de l'assurance contre les accidents du travail et Options Northwest. Nos orthophonistes sont membres agréés de l'Ordre des audiologistes et des orthophonistes de l'Ontario et nos ergothérapeutes sont membres agréés de l'Ordre des ergothérapeutes de l'Ontario. À ce titre, ils sont assujettis aux exigences légales de ces ordres professionnels, conformément à la Loi sur les professions de la santé réglementées.

1.03

Nos thérapeutes sont épaulés par des membres de l'équipe administrative, qui ont également accès aux renseignements personnels que nous détenons. Nous limitons autant que possible leur accès à ces renseignements.

1.04

Nous collaborons également avec plusieurs personnes et organismes qui, dans le cadre de leurs fonctions, peuvent avoir un accès limité aux renseignements personnels que nous détenons. Il peut s'agir notamment d'avocats, de comptables, de teneurs de livres, de consultants informatiques et d'étudiants. Nous limitons autant que possible leur accès à ces renseignements personnels et nous nous assurons qu'ils respecteront les pratiques appropriées en matière de protection de la vie privée.

1,05

Notre principal objectif en matière de collecte, d'utilisation et de divulgation de renseignements personnels est de servir nos clients et de leur fournir les meilleurs soins possibles en ce qui concerne les services d'orthophonie et d'ergothérapie.

1.06

Nous recueillons, utilisons et communiquons également des renseignements personnels à des fins connexes ou secondaires à notre objectif principal. Ces fins comprennent : la facturation des biens et services, y compris le traitement des paiements par carte de crédit et le recouvrement des comptes impayés; l’examen des dossiers clients afin de garantir la qualité de nos services, notamment l’évaluation du rendement de notre équipe; le respect des exigences réglementaires de l’Ordre des audiologistes et des orthophonistes de l’Ontario et de l’Ordre des ergothérapeutes de l’Ontario, qui peuvent consulter nos dossiers et interroger notre personnel dans le cadre de leurs activités de réglementation menées dans l’intérêt public; et le respect des obligations contractuelles des organismes communautaires qui peuvent consulter nos dossiers afin de vérifier notre conformité aux normes réglementaires. De plus, en tant que professionnels, nous signalons toute faute grave, incompétence ou incapacité de la part d’autres praticiens, qu’ils appartiennent à d’autres organisations ou à la nôtre. Creative Therapy Associates signale également aux autorités tout renseignement suggérant un comportement illégal grave. Les organismes de réglementation externes sont soumis à de strictes obligations en matière de protection de la vie privée. Ces signalements peuvent parfois inclure des renseignements personnels concernant nos clients ou d’autres personnes, afin d’appuyer la préoccupation (p. ex., services inappropriés). De plus, comme toutes les organisations, divers organismes gouvernementaux (p. ex., l’Agence du revenu du Canada, le Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée, la Commission des droits de la personne, etc.) ont le pouvoir d’examiner nos dossiers et d’interroger notre personnel dans le cadre de leurs mandats. Dans ces circonstances, nous pouvons consulter des professionnels (p. ex., des avocats, des comptables) qui enquêteront sur la question et nous feront rapport. Le coût de certains biens et services fournis par CTA à ses clients est payé par des tiers (p. ex., la CSPAAT, les assurances privées, le Programme d’appareils et accessoires fonctionnels). Ces tiers payeurs ont souvent votre consentement ou l’autorisation législative de nous demander de recueillir et de leur communiquer certains renseignements afin de démontrer l’admissibilité du client à ce financement. Nous accordons une grande importance à la formation continue de nos employés et de nos étudiants, car nous valorisons la formation et le perfectionnement des professionnels actuels et futurs. Si CTA devait être vendue, les acheteurs potentiels, les courtiers ou les conseillers souhaiteraient effectuer un examen ou une vérification du cabinet afin d’en assurer la viabilité. L’accès serait alors accordé à des acheteurs réputés et engagés qui se sont engagés à respecter les lignes directrices concernant la protection des renseignements personnels. Aider ce bureau à se conformer à toutes les exigences réglementaires ; et assurer la conformité générale à la loi.

1.07

À quelques exceptions près, les clients ont le droit de consulter les renseignements personnels que nous détenons à leur sujet et peuvent en faire la demande. L’identification des dossiers et des précisions concernant toute information ambiguë peuvent être fournies, mais l’identité du client doit être confirmée, si celui-ci est inconnu, avant tout accès. CTA se réserve le droit de facturer des frais minimes pour ces demandes.

1.08

Si le client estime qu'une information est erronée, il a le droit d'en demander la rectification. Ceci s'applique aux informations factuelles et non aux opinions professionnelles que les membres de l'équipe pourraient avoir formulées. La direction de CTA peut demander au client de fournir des documents attestant de l'inexactitude des informations. S'il est admis que CTA a commis une erreur, le responsable de la protection des données procédera à la rectification et avisera toutes les personnes ayant reçu l'information. En cas de désaccord, une brève déclaration du client sur ce point sera versée au dossier et transmise à toutes les personnes ayant reçu l'information initiale.

1.09

Pour toute question ou préoccupation, veuillez contacter la responsable de la protection des données, Melanie Maunula, au (807) 626-4268. Si vous souhaitez déposer une plainte officielle concernant les pratiques de confidentialité de CTA, vous pouvez le faire par écrit et l'adresser à la responsable de la protection des données mentionnée ci-dessus. Un accusé de réception vous sera envoyé, une enquête sera menée rapidement et une décision officielle, motivée, vous sera communiquée par écrit.

1.10

Le client doit également être informé de son droit de déposer une plainte auprès du Commissaire à l'information et à la protection de la vie privée. S'il souhaite le faire ou s'il a d'autres questions, il peut communiquer avec : Commission de l'information et de la protection de la vie privée de l'Ontario, Canada 2, rue Bloor Est, bureau 1400 Toronto (Ontario) M4W 1A8 CANADA Téléphone : (416) 326-3333 ou 1 (800) 387-0073 Télécopieur : (416) 325-9195 ATS : (416) 325-7539 www.ipc.on.ca

1.11

La présente déclaration de politique et de procédure établira des lignes directrices que tous les membres de l'équipe devront suivre lors de la collecte, de l'utilisation et de la divulgation de renseignements personnels dans le cadre de la prestation de services et des opérations connexes.

2.01

Les propriétaires de Creative Therapy Associates s'engagent à protéger les renseignements personnels de leurs clients et à faire preuve de diligence raisonnable lors de la collecte, de l'utilisation et de la divulgation de ces renseignements dans le cadre de la prestation de services et des opérations connexes.

2.02

Tous les membres de l'équipe ont un rôle important à jouer dans la promotion et le soutien de la mise en œuvre de cette politique et des procédures connexes.

2.03

Chaque membre de l'équipe est responsable de la protection des renseignements personnels et de leur utilisation exclusive aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Ils ne doivent pas les divulguer sans autorisation. Chaque membre de l'équipe devra signer un accord de confidentialité à cet effet chaque année.

2.04

Tous les professionnels de la santé réglementés qui gèrent des informations dans le cadre de la prestation de services sont tenus de se conformer aux lignes directrices fournies par leur ordre professionnel.

2.05

Tout membre de l'équipe qui traite des informations personnelles en violation de la présente politique peut faire l'objet de mesures disciplinaires pouvant aller jusqu'au licenciement ou à la résiliation de son contrat de services.

2.06

La responsable de la protection des données, Melanie Maunula, est chargée de la mise en œuvre de cette politique et des procédures connexes. Par conséquent, toute question ou tout problème concernant cette politique ou les procédures connexes doit lui être adressé.

3.01

La présente déclaration de politique et de procédure s'applique à tous les membres de l'équipe, y compris les propriétaires, les directeurs, les employés, les sous-traitants et les étudiants.

4.01

La responsable de la protection des renseignements personnels, Melanie Maunula, est chargée de : veiller à ce que les politiques et procédures relatives à la collecte, à l’utilisation et à la communication de tous les renseignements personnels liés à la prestation de services soient à jour et respectées par tous les membres de l’équipe; répondre aux demandes d’accès ou de rectification des renseignements personnels formulées par les clients; surveiller les demandes de renseignements personnels formulées par des tiers et y répondre; veiller à ce que les plaintes ou les infractions fassent l’objet d’enquêtes, de documents et de rapports appropriés; s’assurer que les membres de l’équipe renoncent à la possession et à l’accès aux renseignements personnels avant de quitter leur poste ou lors de leur licenciement; veiller à la destruction et à l’élimination adéquates de tous les renseignements personnels, conformément aux lignes directrices applicables. Voir la politique et la procédure A11 – Conservation et destruction des documents.

4.02

Tous les membres de l'équipe sont responsables de : tenir leurs dossiers à jour et s'assurer que leur documentation est conforme aux exigences de leur ordre professionnel; connaître et respecter les politiques et procédures relatives à la collecte, à l'utilisation et à la communication de tous les renseignements personnels liés à la prestation de services; expliquer cette politique et les procédures connexes aux clients et les orienter vers la responsable de la protection des renseignements personnels, Melanie Maunula, le cas échéant; obtenir les consentements et autorisations nécessaires avant la communication de renseignements personnels liés à la prestation de services; préserver la confidentialité de leurs mots de passe et restreindre l'accès aux renseignements personnels; signaler immédiatement toute atteinte à la vie privée à Melanie Maunula, la responsable de la protection des renseignements personnels, afin qu'elle enquête et fasse un rapport si nécessaire; renoncer à la possession ou à l'accès à tout renseignement personnel lorsqu'ils quittent leur poste ou lors de leur cessation d'emploi.

5.01

Les renseignements personnels désignent toute information concernant une personne identifiable et peuvent comprendre l’origine raciale ou ethnique, la couleur de peau, l’âge, l’état civil, la situation familiale, la religion, le niveau de scolarité, les antécédents médicaux, le casier judiciaire, les antécédents professionnels, la situation financière, l’adresse, le numéro de téléphone et tout numéro d’identification numérique, comme le numéro d’assurance sociale. Les renseignements personnels comprennent également les informations qui peuvent concerner le rendement au travail de la personne, ainsi que toute allégation, enquête ou conclusion relative à des actes répréhensibles, à des inconduites ou à des mesures disciplinaires. Les renseignements personnels ne comprennent pas le titre du poste, les coordonnées professionnelles ni la description du poste.

5.02

Les renseignements personnels sur la santé sont des renseignements concernant une personne identifiable et qui se rapportent à sa santé physique ou mentale, aux soins de santé qu’elle reçoit, à son droit au remboursement de ces soins, à son numéro de carte d’assurance-maladie, à l’identité des fournisseurs de soins de santé qui la desservent ou à l’identité des personnes qui prennent des décisions en son nom. Ces renseignements peuvent être verbaux ou enregistrés.

5.03

Un tiers est une personne physique ou morale autre que la personne concernée par les données ou un représentant de Creative Therapy Associates. Veuillez noter que, dans certaines circonstances, Creative Therapy Associates peut être autorisé à communiquer des renseignements personnels à un tiers agissant en son nom.

Annexe A : Déclaration de confidentialité

Annexe B : Code de conduite, conflit d'intérêts et accord de confidentialité

Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé (LPRPS) (Ontario)

Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) (Canada)

A-03 Politique et procédure d'enquête et de signalement des atteintes à la vie privée

A-04 Politique et procédure de classification des données

A-05 Politique et procédure d'audit par un tiers

A-06 Politique et procédure de départ/changement de rôle

A-07 Politique et procédure de contrôle de la perte de données (DLP)

A-08 Politique et procédure de sécurité des terminaux

A-09 Politique et procédure d'utilisation des ordinateurs, du courriel et d'Internet

A-10 Politique et procédure relative aux appareils mobiles

Annexe A : Consentement relatif au courriel

A-11 Politique et procédure de conservation et de destruction des dossiers

CS-01 Politique et procédure de consentement aux services

7.01

Les renseignements personnels concernant les clients ne peuvent être recueillis, utilisés, divulgués et conservés qu’aux fins jugées nécessaires par Creative Therapy Associates et seulement après que ces fins aient été divulguées au client et que son consentement éclairé ait été obtenu.

7.02

Tous les membres de l'équipe doivent veiller à ce qu'aucune information personnelle concernant un client ne soit divulguée sans son consentement et à ce que tous les processus de traitement de l'information soient conformes aux pratiques de confidentialité recommandées.

7.03

Tous les membres de l'équipe doivent appliquer les mesures de sécurité suivantes et prendre les mesures raisonnables pour garantir que : les documents papier sont soit sous surveillance, soit conservés dans un endroit verrouillé ou à accès restreint ; le matériel électronique est soit sous surveillance, soit conservé dans un endroit verrouillé ou à accès restreint en permanence. De plus, des mots de passe sont utilisés sur les ordinateurs et les appareils ; les documents papier sont transmis dans des enveloppes scellées et adressées ; les informations électroniques sont transmises soit par ligne directe, soit de manière anonymisée ou chiffrée ; les membres de l'équipe sont formés pour ne collecter, utiliser et divulguer les renseignements personnels que dans la mesure nécessaire à l'exercice de leurs fonctions et conformément à notre politique de confidentialité ; et les consultants et agences externes ayant accès à des renseignements personnels doivent conclure des accords de confidentialité avec nous.

CATÉGORIE

Déclaration de confidentialité

DATE DE RÉVISION

1er février 2020

Nous nous engageons à protéger votre vie privée et à assurer la confidentialité de vos renseignements personnels de santé. Les types de renseignements personnels de santé que nous recueillons peuvent comprendre votre nom, votre date de naissance, vos antécédents médicaux et les dossiers des soins qui vous ont été prodigués. Nous recueillons, utilisons et communiquons des renseignements personnels de santé aux fins suivantes : fournir des services d’orthophonie ou d’ergothérapie à nos clients; obtenir le paiement des services fournis; assurer la formation des étudiants et la formation continue de notre équipe; mener des activités d’amélioration de la qualité et de gestion des risques; respecter nos obligations réglementaires envers l’Ordre des orthophonistes et des audiologistes de l’Ontario et l’Ordre des ergothérapeutes de l’Ontario; et à d’autres fins permises par la loi.

Nous ne collecterons, n’utiliserons et ne divulguerons que les renseignements personnels sur la santé nécessaires à ces fins. Vous pouvez refuser ou retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de vos renseignements personnels sur la santé en communiquant avec notre responsable de la protection des renseignements personnels.

Accès à votre dossier médical : Vous avez le droit d’accéder à votre dossier médical et de nous demander de le corriger s’il vous semble inexact ou incomplet. Veuillez contacter notre responsable de la protection des données pour plus d’informations.

Des questions ou des préoccupations ? Si vous avez des questions, souhaitez consulter notre politique de confidentialité complète ou déposer une plainte concernant nos pratiques en matière de protection de la vie privée, veuillez communiquer avec : Melanie Maunula, responsable de la protection de la vie privée, 203-1265, rue Arthur Est, Thunder Bay (Ontario) P7E 6E7, (807) 626-4268, mmaunula.cta@tbaytel.net

Vous avez également le droit de porter plainte auprès du commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario à l’adresse ci-dessous si vous avez des préoccupations concernant nos pratiques en matière de protection de la vie privée ou la façon dont vos renseignements personnels sur la santé ont été traités.

Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario 2, rue Bloor Est, bureau 1400, Toronto (Ontario) M4W 1A8 Téléphone : Région de Toronto (416/local 905) (416) 326-3333 Interurbain : 1 800 387-0073 (en Ontario) ATS/TTY : (416) 325-7539 Télécopieur : (416) 325-9195 www.ipc.on.ca

CATÉGORIE

Site web

DATE DE RÉVISION

18 mai 2017

Creative Therapy Associates (« nous », « notre » ou « nos ») exploite le site web http://www.creativetherapyassociates.ca (le « Service »).

Les renseignements personnels peuvent comprendre votre nom, votre adresse courriel, votre âge, votre adresse domiciliaire, votre numéro de téléphone, votre état civil, votre revenu, vos antécédents de crédit, vos renseignements médicaux, votre niveau de scolarité, vos renseignements d’emploi et votre numéro d’assurance sociale. Nous nous engageons à offrir à nos clients, utilisateurs et membres (« vous », « votre » ou « eux ») un service exceptionnel. Fournir un service exceptionnel peut impliquer la collecte, l’utilisation et, parfois, la communication de vos renseignements personnels. La protection de vos renseignements personnels est l’une de nos plus grandes priorités. Bien que nous ayons toujours respecté votre vie privée et protégé tous les renseignements personnels, nous avons renforcé notre engagement à cet égard. Ceci afin de continuer à vous offrir un service exceptionnel et de nous conformer à toutes les lois concernant la collecte, l’utilisation et la communication des renseignements personnels. Nous vous informerons des raisons et des modalités de collecte, d’utilisation et de communication de vos renseignements personnels; nous obtiendrons votre consentement, au besoin; et nous traiterons vos renseignements personnels conformément à la loi applicable. Notre engagement en matière de protection de la vie privée comprend la garantie de l’exactitude, de la confidentialité et de la sécurité de vos renseignements personnels et vous permet d’y accéder et de les corriger. Cette page vous informe de nos politiques concernant la collecte, l’utilisation et la communication de vos renseignements personnels lorsque vous utilisez notre service. Nous n'utiliserons ni ne partagerons vos informations avec quiconque, sauf dans les conditions décrites dans la présente politique de confidentialité.

Pour vérifier votre identité ;

Pour identifier vos préférences ;

Pour ouvrir et gérer un compte ;

Pour vous garantir un service de qualité ;

Pour respecter les obligations réglementaires ;

Pour d'autres raisons légales applicables aux biens et services demandés. Nous obtiendrons votre consentement pour la collecte, l'utilisation ou la communication de vos renseignements personnels. Dans certains cas, nous pouvons le faire sans votre consentement (voir ci-dessous). Vous pouvez donner votre consentement oralement, par écrit, par voie électronique ou par l'intermédiaire d'un représentant autorisé. Votre consentement est implicite lorsque la finalité de la collecte, de l'utilisation ou de la communication de vos renseignements personnels est évidente ou raisonnable compte tenu des circonstances. Le consentement peut également être implicite si vous avez été informé et avez eu la possibilité de vous opposer à l'utilisation de vos renseignements personnels à des fins de publipostage, de marketing ou de collecte de fonds, et que vous ne vous y êtes pas opposé.

Lorsque la loi le permet ou l'exige ;

En cas d'urgence menaçant la vie, la santé ou la sécurité personnelle d'une personne ;

Lorsque les renseignements personnels sont accessibles au public ;

Lorsque nous avons besoin de conseils juridiques ;

Aux fins du recouvrement d'une créance ou de la protection contre la fraude ;

Pour d'autres raisons légalement établies. Nous ne vendrons pas vos renseignements personnels à des tiers sans votre consentement explicite ou implicite. Nous conservons vos renseignements personnels pendant la période nécessaire à la réalisation des fins déterminées ou à des fins légales ou commerciales. Nous mettrons en œuvre tous les efforts raisonnables pour garantir l'exactitude et l'intégralité de vos renseignements personnels. Vous pouvez demander la rectification de vos renseignements personnels afin d'en assurer l'exactitude et l'intégralité. Toute demande doit être faite par écrit et fournir suffisamment de détails pour identifier vos renseignements personnels et la rectification demandée. Nous nous engageons à assurer la sécurité de vos renseignements personnels et pouvons utiliser, à notre discrétion, des mots de passe, le chiffrement, des pare-feu, un accès restreint aux employés ou d'autres méthodes. Nous utiliserons des mesures de sécurité appropriées lors de la destruction de vos renseignements personnels, telles que le déchiquetage de documents ou la suppression des informations stockées électroniquement, à notre discrétion.

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