POLÍTICA Y PROCEDIMIENTO DE PRIVACIDAD

CATEGORÍA DE POLÍTICA

Administración

TÍTULO DE LA PÓLIZA

Política y procedimiento de privacidad

NÚMERO DE PÓLIZA

A-02

APROBADO POR

Melanie Manuala, Director

FECHA DE APROBACIÓN

1 de enero de 2019.

FECHA DE ENTRADA EN VIGOR

1 de febrero de 2019

FECHA DE REVISIÓN

1 de febrero de 2020

VERSIÓN

1

Estándar básico de Accreditation Canada Estándar 5.1: Se desarrollan e implementan políticas de gestión de la información que cumplen con la legislación y las directrices pertinentes.

1.01

El propósito de esta política es reafirmar el compromiso de Creative Therapy Associates con la gestión responsable de la información para brindar un servicio de calidad. Todos los miembros del equipo comprenden la importancia de proteger la información personal y actuar con la debida diligencia al recopilarla, usarla y divulgarla. Asimismo, la transparencia en las prácticas de gestión de la información se considera un aspecto fundamental de esta política.

1.02

Creative Therapy Associates ofrece servicios de logopedia y terapia ocupacional a clientes de todas las edades en todo el noroeste de Ontario. Estos servicios se prestan frecuentemente en nombre de organismos comunitarios como el Centro Infantil de Thunder Bay, el Centro Infantil George Jeffrey, la Junta Escolar del Distrito Católico de Thunder Bay, Dilico Anishinabek Family Care, la Red Local de Integración de Servicios de Salud del Noroeste, Asuntos de Veteranos, la Junta de Seguros de Seguridad Laboral y Options Northwest. Nuestros logopedas están colegiados en el Colegio de Audiólogos y Logopedas de Ontario y nuestros terapeutas ocupacionales están colegiados en el Colegio de Terapeutas Ocupacionales de Ontario. Por lo tanto, están sujetos a los requisitos legales de estos colegios, de conformidad con la Ley de Profesiones Sanitarias Reguladas.

1.03

Nuestros terapeutas cuentan con el apoyo de un equipo administrativo, que también tiene acceso a la información personal que manejamos. Limitamos su acceso a dicha información personal en la medida de lo posible.

1.04

También colaboramos con diversas personas y organismos que, en el ejercicio de sus funciones, pueden tener acceso limitado a la información personal que conservamos. Entre ellos se incluyen abogados, contables, asesores informáticos y estudiantes. Limitamos al máximo su acceso a dicha información personal y nos aseguramos de que cumplan con las prácticas de privacidad adecuadas.

1.05

Nuestro principal objetivo al recopilar, utilizar y divulgar información personal es servir a nuestros clientes y brindarles la mejor atención en lo que respecta a los servicios de patología del habla y del lenguaje y terapia ocupacional.

1.06

También recopilamos, usamos y divulgamos información personal para fines relacionados o secundarios a nuestro propósito principal. Estos incluyen: facturación de bienes y servicios, incluyendo el procesamiento de pagos con tarjeta de crédito y el cobro de cuentas pendientes; revisión de expedientes de clientes para garantizar la alta calidad de nuestros servicios, incluyendo la evaluación del desempeño de nuestro equipo; cumplimiento de los requisitos reglamentarios del Colegio de Audiólogos y Logopedas de Ontario y del Colegio de Terapeutas Ocupacionales de Ontario, quienes pueden inspeccionar nuestros registros y entrevistar a nuestro personal como parte de sus actividades reglamentarias en aras del interés público; y cumplimiento de los requisitos contractuales de las agencias comunitarias que pueden inspeccionar nuestros registros para garantizar el cumplimiento de las normas reglamentarias. Además, como profesionales, denunciaremos faltas graves, incompetencia o incapacidad de otros profesionales, ya sean de otras organizaciones o de la nuestra. Asimismo, Creative Therapy Associates denunciará a las autoridades cualquier información que sugiera conductas ilegales graves. Los organismos reguladores externos tienen sus propias obligaciones estrictas en materia de privacidad. En ocasiones, estos informes incluyen información personal sobre nuestros clientes u otras personas para fundamentar la denuncia (por ejemplo, servicios inadecuados). Asimismo, como ocurre con todas las organizaciones, diversos organismos gubernamentales (por ejemplo, la Agencia de Ingresos de Canadá, el Comisionado de Información y Privacidad, la Comisión de Derechos Humanos, etc.) tienen la facultad de revisar nuestros archivos y entrevistar a nuestro personal en el marco de sus funciones. En tales casos, podríamos consultar con profesionales (por ejemplo, abogados, contadores) que investigarían los asuntos y nos informarían. El costo de algunos bienes y servicios que CTA proporciona a sus clientes es cubierto por terceros (por ejemplo, la WSIB, seguros privados, el Programa de Dispositivos de Asistencia). Estos terceros pagadores suelen contar con su consentimiento o autorización legal para solicitarnos que recopilemos y divulguemos cierta información con el fin de demostrar el derecho del cliente a dicha financiación. Capacitamos a los miembros de nuestro equipo y a nuestros estudiantes, ya que valoramos la formación y el desarrollo de los profesionales actuales y futuros. En caso de que CTA se vendiera, los posibles compradores, intermediarios o asesores querrían realizar una revisión o auditoría de la práctica para garantizar su viabilidad. En estas circunstancias, se proporcionaría acceso a la información a compradores reputados y comprometidos que hayan aceptado cumplir con las directrices relativas a la protección de datos personales. Asistir a esta oficina en el cumplimiento de todos los requisitos reglamentarios; y cumplimiento general de la ley.

1.07

Salvo contadas excepciones, los clientes tienen derecho a consultar la información personal que conservamos sobre ellos y pueden solicitar acceso a ella. Se puede proporcionar la identificación de los registros y aclarar cualquier información que no esté clara, pero si se desconoce la identidad del cliente, se confirmará antes de conceder el acceso. CTA se reserva el derecho de cobrar una pequeña tarifa por dichas solicitudes.

1.08

Si el cliente considera que la información contiene un error, tiene derecho a solicitar su corrección. Esto se aplica a la información objetiva y no a las opiniones profesionales que los miembros del equipo hayan podido formular. La dirección de CTA podrá solicitar al cliente documentación que acredite la inexactitud de los registros. Si se llega a un acuerdo sobre el error cometido por CTA, el responsable de privacidad realizará la corrección y notificará a todos los destinatarios de la información. En caso contrario, se incluirá en el expediente una breve declaración del cliente al respecto, la cual se remitirá a todos los demás destinatarios de la información inicial.

1.09

Puede comunicarse con la Responsable de Privacidad, Melanie Maunula, al (807) 626-4268 para resolver cualquier duda o inquietud. Si un cliente desea presentar una queja formal sobre las prácticas de privacidad de CTA, puede hacerlo por escrito y dirigirla a la Responsable de Privacidad mencionada anteriormente. Se confirmará la recepción de la queja, se investigará el asunto con prontitud y se le proporcionará al cliente una decisión formal y sus fundamentos por escrito.

1.10

El cliente también debe ser informado de su derecho a presentar una queja ante el Comisionado de Información y Privacidad. Si el cliente manifiesta interés en hacerlo o tiene preguntas adicionales, puede dirigirse a: Comisión de Información y Privacidad de Ontario, Canadá, 2 Bloor Street East, Suite 1400, Toronto, Ontario M4W 1A8, Canadá. Teléfono: (416) 326-3333 o 1 (800) 387-0073. Fax: (416) 325-9195. TYY: (416) 325-7539. www.ipc.on.ca

1.11

Esta declaración de política y procedimiento establecerá directrices que todos los miembros del equipo deberán seguir al recopilar, usar y divulgar información personal en el contexto de la prestación de servicios y operaciones relacionadas.

2.01

Los propietarios de Creative Therapy Associates se comprometen a proteger la información personal de los clientes y a ejercer la debida diligencia al recopilar, usar y divulgar dicha información en el contexto de la prestación de servicios y las operaciones relacionadas.

2.02

Todos los miembros del equipo desempeñan un papel importante en la promoción y el apoyo a la implementación de esta política y los procedimientos relacionados.

2.03

Todos los miembros del equipo son responsables de garantizar la protección de la información personal, de que esta se utilice únicamente para los fines para los que fue recopilada y de que no se divulgue sin la debida autorización. Todos los miembros del equipo deberán firmar un acuerdo de confidencialidad a tal efecto anualmente.

2.04

Todos los profesionales sanitarios regulados que gestionan información en el contexto de la prestación de servicios deben cumplir con las directrices proporcionadas por su colegio regulador.

2.05

Cualquier miembro del equipo que maneje información personal de forma contraria a esta política podrá ser objeto de medidas disciplinarias que pueden incluir el despido o la rescisión de los servicios contratados.

2.06

La responsable de privacidad, Melanie Maunula, es la encargada de la implementación de esta política y los procedimientos relacionados. Por lo tanto, cualquier duda o pregunta sobre esta política o los procedimientos relacionados debe dirigirse a dicha responsable.

3.01

Esta declaración de política y procedimiento se aplica a todos los miembros del equipo, incluidos propietarios, directores, empleados, subcontratistas y estudiantes.

4.01

La Responsable de Privacidad, Melanie Maunula, es responsable de: garantizar que las políticas y los procedimientos relacionados con la recopilación, el uso y la divulgación de toda la información personal vinculada a la prestación de servicios estén actualizados y que todos los miembros del equipo los cumplan; responder a las solicitudes de los clientes para acceder a su información personal o corregirla; supervisar y responder a las solicitudes de terceros para obtener información personal; garantizar que las quejas o las infracciones se investiguen, documenten y notifiquen adecuadamente; garantizar que la posesión y el acceso a la información personal se entreguen antes de que los miembros del equipo dejen su puesto o al finalizar su relación laboral; y garantizar la destrucción y eliminación adecuadas de toda la información personal de conformidad con las directrices pertinentes. Véase la Política y el Procedimiento A11: Retención y Destrucción de Registros.

4.02

Todos los miembros del equipo son responsables de: mantener sus archivos actualizados y garantizar que su documentación cumpla con los requisitos de su colegio profesional; conocer y cumplir las políticas y los procedimientos relacionados con la recopilación, el uso y la divulgación de toda la información personal relacionada con la prestación de servicios; explicar esta política y los procedimientos relacionados a los clientes y remitirlos a la Responsable de Privacidad, Melanie Maunula, si procede; obtener los consentimientos y autorizaciones pertinentes antes de divulgar información personal relacionada con la prestación de servicios; mantener la confidencialidad de las contraseñas y restringir el acceso a la información personal; informar inmediatamente a Melanie Maunula, la Responsable de Privacidad, sobre cualquier violación de la privacidad para que la investigue y, si lo considera apropiado, la informe; y renunciar a la posesión o el acceso a cualquier información personal al dejar su puesto o al finalizar su relación laboral.

5.01

La información personal es cualquier información sobre una persona identificable y puede incluir raza, origen étnico, color, edad, estado civil, situación familiar, religión, nivel educativo, historial médico, antecedentes penales, historial laboral, situación financiera, domicilio, número de teléfono y cualquier identificación numérica, como el número de la Seguridad Social. La información personal también incluye información relativa al desempeño laboral de la persona, así como cualquier alegación, investigación o conclusión sobre irregularidades, mala conducta o medidas disciplinarias. La información personal no incluye el cargo, la información de contacto profesional ni la descripción del puesto.

5.02

La información personal de salud es aquella relativa a una persona identificable que se relaciona con su salud física o mental, la atención médica que recibe, su derecho al pago por dicha atención, su número de tarjeta sanitaria, la identidad de sus proveedores de atención médica o la identidad de sus representantes legales. Esta información puede presentarse de forma oral o grabada.

5.03

Un tercero es una persona física o jurídica distinta del titular de los datos o de un representante de Creative Therapy Associates. Cabe señalar que, en determinadas circunstancias, Creative Therapy Associates puede estar autorizada a proporcionar información personal a un tercero que actúe como su agente.

Anexo A: Declaración de Privacidad

Anexo B: Código de Conducta, Conflicto de Intereses y Acuerdo de Confidencialidad

Ley de Protección de la Información Personal de Salud (PHIPA) (Ontario)

Ley de Protección de la Información Personal y Documentos Electrónicos (PIPEDA) (Canadá)

A-03: Política y Procedimiento de Investigación y Notificación de Violaciones de Privacidad

A-04: Política y Procedimiento de Clasificación de Datos

A-05: Política y Procedimiento de Auditoría de Terceros

A-06: Política y Procedimiento de Baja/Cambio de Rol

A-07: Política y Procedimiento de Controles DLP

A-08: Política y Procedimiento de Seguridad de Puntos Finales

A-09: Política y Procedimiento de Uso de Computadoras, Correo Electrónico e Internet

A-10: Política y Procedimiento de Dispositivos Móviles

Anexo: Consentimiento por Correo Electrónico

A-11: Política y Procedimiento de Retención y Destrucción de Registros

CS-01: Política y Procedimiento de Consentimiento para Servicios

7.01

La información personal relativa a los clientes solo podrá ser recopilada, utilizada, divulgada y conservada para los fines que Creative Therapy Associates identifique como necesarios y únicamente después de que dichos fines hayan sido revelados al cliente y se haya obtenido su consentimiento informado.

7.02

Todos los miembros del equipo deben garantizar que no se divulgue información personal del cliente sin su consentimiento y que todos los procesos de manejo de información cumplan con las prácticas de privacidad recomendadas.

7.03

Todos los miembros del equipo deben implementar las siguientes medidas de seguridad y tomar las medidas razonables para garantizar: que la información en papel esté bajo supervisión o resguardada en un área restringida o con acceso restringido; que el equipo electrónico esté bajo supervisión o resguardado en un área restringida o con acceso restringido en todo momento. Además, se utilizan contraseñas en las computadoras y dispositivos; que la información en papel se transmita mediante sobres sellados y con la dirección indicada; que la información electrónica se transmita mediante una línea directa o se anonimice o cifre; que los miembros del equipo reciban capacitación para recopilar, usar y divulgar información personal solo en la medida necesaria para el cumplimiento de sus funciones y de conformidad con nuestra política de privacidad; y que los consultores y agencias externas con acceso a información personal suscriban acuerdos de privacidad con nosotros.

CATEGORÍA

Declaración de privacidad

FECHA DE REVISIÓN

1 de febrero de 2020

Nos comprometemos a proteger su privacidad y garantizar la confidencialidad de su información médica personal. La información médica personal que recopilamos puede incluir su nombre, fecha de nacimiento, historial clínico y registros de la atención que le hemos brindado. Recopilamos, usamos y divulgamos información médica personal para los siguientes fines: proporcionar servicios de logopedia o terapia ocupacional a nuestros clientes; obtener el pago por los servicios prestados; impartir clases a estudiantes y ofrecer formación continua a nuestro equipo; realizar actividades de mejora de la calidad y gestión de riesgos; cumplir con nuestras obligaciones reglamentarias ante el Colegio de Logopedas y Audiólogos de Ontario y el Colegio de Terapeutas Ocupacionales de Ontario; y para otros fines permitidos por la ley.

Recopilaremos, utilizaremos y divulgaremos únicamente la información de salud personal necesaria para cumplir con estos fines. Puede negar o revocar su consentimiento para la recopilación, el uso o la divulgación de su información de salud personal comunicándose con nuestro responsable de privacidad.

Acceso a su historial clínico: Tiene derecho a acceder a su historial clínico que conservamos y a solicitar la corrección de cualquier registro que considere inexacto o incompleto. Para obtener más información, póngase en contacto con nuestro responsable de privacidad.

¿Preguntas o inquietudes? Si tiene alguna pregunta, desea acceder a nuestra política de privacidad completa o presentar una queja sobre nuestras prácticas de privacidad, comuníquese con: Melanie Maunula, Responsable de Privacidad, 203-1265 Arthur Street East, Thunder Bay, ON P7E 6E7, (807) 626-4268, mmaunula.cta@tbaytel.net

También tiene derecho a presentar una queja ante el Comisionado de Información y Privacidad de Ontario en la dirección que figura a continuación si tiene alguna inquietud sobre nuestras prácticas de privacidad o sobre cómo se ha manejado su información personal de salud.

Comisionado de Información y Privacidad de Ontario 2 Bloor Street East, Suite 1400, Toronto, Ontario M4W 1A8 Teléfono: Área de Toronto (416/local 905) (416) 326-3333 Larga distancia: 1 (800) 387-0073 (Dentro de Ontario) TDD/TTY: (416) 325-7539 Fax: (416) 325-9195 www.ipc.on.ca

CATEGORÍA

Sitio web

FECHA DE REVISIÓN

18 de mayo de 2017

Creative Therapy Associates ("nosotros", "nos" o "nuestro") opera el sitio web http://www.creativetherapyassociates.ca (el "Servicio").

La información personal puede incluir su nombre, dirección de correo electrónico, edad, domicilio, número de teléfono, estado civil, ingresos, historial crediticio, información médica, formación académica, información laboral y número de registro social. Nos comprometemos a brindar a nuestros clientes, usuarios y miembros ("usted", "su" o "ellos") un servicio excepcional. Para ello, podemos recopilar, usar y, en ocasiones, divulgar su información personal. Proteger su información personal es una de nuestras principales prioridades. Si bien siempre hemos respetado su privacidad y protegido toda la información personal, hemos reforzado nuestro compromiso con este objetivo. Esto nos permite seguir brindándole un servicio excepcional y cumplir con todas las leyes relativas a la recopilación, el uso y la divulgación de información personal. Le informaremos sobre los motivos y la forma en que recopilamos, usamos y divulgamos su información personal; obtendremos su consentimiento, cuando sea necesario; y gestionaremos la información personal de acuerdo con la legislación aplicable. Nuestro compromiso con la privacidad incluye garantizar la exactitud, la confidencialidad y la seguridad de su información personal, así como permitirle solicitar el acceso a ella y su corrección. Esta página le informa sobre nuestras políticas relativas a la recopilación, el uso y la divulgación de información personal cuando utiliza nuestro servicio. No utilizaremos ni compartiremos su información con nadie excepto como se describe en esta Política de Privacidad.

Para verificar su identidad;

Para identificar sus preferencias;

Para abrir y administrar una cuenta;

Para garantizarle un servicio de alta calidad;

Para cumplir con los requisitos reglamentarios;

Otros motivos legales aplicables a los bienes y servicios solicitados. Obtendremos su consentimiento para recopilar, usar o divulgar su información personal. En algunos casos, podemos hacerlo sin su consentimiento (véase más abajo). Puede dar su consentimiento de forma oral, por escrito, electrónica o a través de un representante autorizado. Se considerará que usted otorga su consentimiento implícito cuando el propósito de recopilar, usar o divulgar su información personal sea obvio o razonable en las circunstancias. El consentimiento también puede ser implícito cuando se le notifica y se le brinda una oportunidad razonable para optar por no participar en el envío de correos, marketing o recaudación de fondos, y usted no lo hace.

Cuando lo permita o exija la ley;

En caso de emergencia que amenace la vida, la salud o la seguridad personal de una persona;

Cuando la información personal esté disponible en una fuente pública;

Cuando necesitemos asesoramiento legal de un abogado;

Para el cobro de una deuda o la protección contra el fraude;

Por otros motivos legalmente establecidos. No venderemos su información personal a terceros a menos que haya dado su consentimiento, ya sea expreso o implícito. Conservamos su información personal durante el tiempo necesario para cumplir con los fines identificados o para un fin legal o comercial. Nos esforzaremos razonablemente por garantizar que su información personal sea precisa y completa. Puede solicitar la corrección de su información personal para garantizar su precisión e integridad. La solicitud debe realizarse por escrito y proporcionar detalles suficientes para identificar su información personal y la corrección solicitada. Nos comprometemos a garantizar la seguridad de su información personal y, a nuestra discreción, podemos utilizar contraseñas, cifrado, cortafuegos, acceso restringido para empleados u otros métodos. Utilizaremos medidas de seguridad adecuadas al destruir su información personal, como triturar documentos o eliminar la información almacenada electrónicamente, según nuestro criterio.

También podemos recopilar información que su navegador envía cada vez que visita nuestro Servicio («Datos de registro»). Estos datos pueden incluir información como la dirección de Protocolo de Internet («IP») de su ordenador, el tipo y la versión de su navegador, las páginas de nuestro Servicio que visita, la fecha y hora de su visita, el tiempo que pasa en esas páginas y otras estadísticas. Además, podemos utilizar servicios de terceros, como Google Analytics, que recopilan, supervisan y analizan este tipo de información para mejorar la funcionalidad de nuestro Servicio. Estos proveedores de servicios de terceros tienen sus propias políticas de privacidad que explican cómo utilizan dicha información.

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Podemos contratar a terceros, tanto empresas como particulares, para facilitar nuestro Servicio, prestarlo en nuestro nombre, realizar servicios relacionados con el mismo o ayudarnos a analizar su uso. Estos terceros solo tienen acceso a su información personal para realizar estas tareas en nuestro nombre y están obligados a no divulgarla ni utilizarla para ningún otro fin.

Como se ha indicado anteriormente, y para mayor claridad, divulgaremos su Información Personal cuando así lo exija la ley o una citación judicial, o si creemos que dicha acción es necesaria para cumplir con la ley y las solicitudes razonables de las autoridades policiales, o para proteger la seguridad o la integridad de nuestro Servicio.

La seguridad de su información personal es importante para nosotros, pero recuerde que ningún método de transmisión por Internet ni de almacenamiento electrónico es 100% seguro. Si bien nos esforzamos por utilizar medios comercialmente aceptables para proteger su información personal, no podemos garantizar su seguridad absoluta.

Su información, incluyendo su información personal, puede ser transferida a —y almacenada en— computadoras ubicadas fuera de su provincia, país u otra jurisdicción gubernamental, donde las leyes de protección de datos pueden ser diferentes a las de su jurisdicción. Si usted se encuentra fuera de Canadá y decide proporcionarnos información, tenga en cuenta que transferimos la información, incluyendo su información personal, a Canadá y la procesamos allí. Su consentimiento a esta Política de Privacidad, seguido del envío de dicha información, representa su aceptación de dicha transferencia.

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Es posible que actualicemos nuestra Política de Privacidad periódicamente. Le notificaremos cualquier cambio publicando la nueva Política de Privacidad en esta página. Le recomendamos revisar esta Política de Privacidad periódicamente para estar al tanto de los cambios. Los cambios a esta Política de Privacidad entrarán en vigor al publicarse en esta página. Si realizamos cambios sustanciales a esta Política de Privacidad, se lo notificaremos a través de la dirección de correo electrónico que nos haya proporcionado o mediante un aviso destacado en nuestro sitio web.

Si tiene alguna pregunta sobre esta Política de Privacidad, póngase en contacto con nosotros. Política de Privacidad de http://www.creativetherapyassociates.ca